Las mejores prácticas para el manejo de carga como usuario operador de zona franca permanente

En abril de 2023 las exportaciones de mercancías desde las zonas francas colombianas alcanzaron un total de US$ 227,9 millones FOB, así lo indicó el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). Si bien la expectativa es de aumentar estos números, en general, un usuario operador de zona franca permanente, tiene que encargarse de gestionar ciertos elementos básicos para su buen funcionamiento y permitir el buen manejo de carga (productos) y así dinamizar las operaciones, entre ellas las exportaciones. 

De esta manera, un usuario de zona franca, es decir, las empresas que allí se establecen, tendrán las garantías para ser competitivas gracias a una infraestructura adecuada, por ejemplo, para poder movilizar bienes y productos. Es vital asegurarse que las instalaciones, especialmente, cuando se trata del manejo y almacenamiento de mercancías, sean óptimas para ello; es algo que un usuario operador de zona franca permanente debe planificar. 

A continuación, exploraremos algunos de los elementos esenciales que debe tener una zona franca en términos de infraestructura para el adecuado manejo de carga. En Zona Franca Occidente contamos con instalaciones que permiten al usuario de zona franca, operar con tranquilidad y comodidad. 

• Ubicación estratégica, conexión con puertos o aeropuertos: una zona franca que favorezca el manejo de carga, necesita de una conexión directa y eficiente con puertos, aeropuertos y principales ciudades. Estos son los puntos de entrada y salida. Los puertos y aeropuertos, por lo general, tienen terminales modernas y bien equipadas, capaces de manejar grandes volúmenes de carga y agilizar los procesos aduaneros. 

Asimismo, una zona franca debe tener la infraestructura como vías que aseguren el flujo constante y rápido de mercancías, en otras palabras, que los camiones o vehículos se movilicen sin problema. 

• Instalaciones de inspección y seguridad: hay una tendencia y es que el usuario operador de zona franca permanente implemente instalaciones de inspección de carga modernas y eficientes para garantizar la seguridad y cumplimiento de las regulaciones aduaneras. Esto incluye escáneres de rayos X, detectores de metales, sistemas de inspección no intrusivos y personal capacitado en control de seguridad.
• Zonas de consolidación y desconsolidación: estas áreas son fundamentales para la agrupación y desagrupación de cargas, lo que facilita la optimización de los envíos y la distribución eficiente de los productos. Las zonas de consolidación y desconsolidación deben estar equipadas con equipos adecuados, como montacargas y sistemas de pesaje, para facilitar el proceso de manejo de carga.

Esto facilita que el usuario de zona franca ahorre tiempo y cumpla con regulaciones de carga establecidas en el país. 

• Áreas de valor agregado: al incorporar áreas de valor agregado, como zonas de manufactura, ensamblaje y procesamiento de mercancías, se abren oportunidades para agregar valor a los productos y mejorar la cadena de suministro al ofrecer servicios especializados dentro de la zona franca misma. 
• Infraestructura de telecomunicaciones: resulta fundamental contar con una infraestructura de telecomunicaciones robusta y confiable, que incluya redes de Internet de alta velocidad, sistemas de comunicación eficientes y servicios de tecnología de la información. Esto permite una gestión eficiente de datos y una comunicación fluida entre los actores involucrados en el manejo de la carga.

El usuario operador de zona franca permanente que realiza este tipo de implementaciones está dando un plus de garantías para que la empresa que es usuario de zona franca esté en constante comunicación con sus móviles, dando tranquilidad y seguridad. 

• Capacitación y mano de obra especializada: una buena idea es realizar capacitaciones para que tanto personas propio como de las organizaciones que están dentro de zona franca, se especialicen en actividades logísticas. Establecer programas para garantizar que el personal tenga los conocimientos y habilidades necesarios para operar eficientemente en la zona franca y cumplir con los estándares internacionales de manejo de carga resulta relevante. 

• Espacios para oficinas y servicios administrativos: los espacios adecuados para oficinas y servicios administrativos son vitales. Aunque no se crea que influye de manera directa en la carta, es importante que las personas que están en el proceso de organización cuenten con áreas de atención al cliente, servicios financieros, servicios legales y otras facilidades que brinden apoyo a las empresas y agilicen los trámites administrativos.
• Almacenes y centros de distribución: la presencia de almacenes y centros de distribución establecidos por el usuario operador de zona franca permanente se convierte en un apoyo para el manejo adecuado de la carga. Estas instalaciones son espaciosas, seguras y emplean sistemas de almacenamiento modernos, como estanterías y equipos de manipulación de materiales. 

Hay que considerar la tecnología de seguimiento y monitoreo para tener un control preciso de las existencias y permitir una gestión eficiente de inventario. Asimismo, los almacenes deben estar estratégicamente ubicados dentro de la zona franca para facilitar la distribución tanto dentro del país como hacia destinos internacionales.

• Infraestructura vial: Zona Franca Occidente, se ubica en la Avenida Troncal de Occidente No. 20 – 85 Mosquera, Cundinamarca, por lo que está con una red de transporte bien desarrollada, lo que es esencial para mover la carga a diferentes regiones del país o para su recepción. 

Las vías deben ser lo suficientemente amplias y seguras para permitir el flujo constante de camiones y vehículos de carga. Por ejemplo, ZFO, tiene entre sus vías internas un ancho que oscila entre los diez y 17 metros para tráfico pesado, sumado a un espacioso patio de parqueo externo para vehículos de carga y bodegas con muelles de más de 18 metros de largo.

• Servicios logísticos y aduaneros: el usuario operador de zona franca permanente debe elaborar planes de servicios logísticos y aduaneros bien desarrollados. Esto implica la presencia de agentes de aduanas capacitados, procesos aduaneros ágiles y sistemas informáticos eficientes para la gestión de documentos y trámites. Asimismo, es fundamental aprovechar servicios logísticos integrados, como compañías de transporte, agentes de carga y servicios de seguimiento de envíos, para garantizar la fluidez de las operaciones logísticas y carga para ser un aliado del usuario de zona franca. 

Una zona franca que busca destacarse en el manejo de carga emplea una infraestructura sólida y bien planificada. Los elementos clave incluyen vías amplias y eficientes que actúen como puntos de entrada y salida de mercancías, almacenes y centros de distribución modernos y seguros para el almacenamiento adecuado de los productos, cercanía a infraestructura vial que conecte la zona franca con los puntos clave de producción y transporte, y servicios logísticos y aduaneros robustos para agilizar los procesos y garantizar un flujo constante de mercancías.

Además, brindar la implementación de tecnología avanzada, como sistemas de seguimiento y monitoreo, y la adopción de prácticas sostenibles en la gestión de carga, mejorando la eficiencia y competitividad para el disfrute del usuario de zona franca.

Almacenes y centros de distribución 

Uno de los puntos que hablamos anteriormente son los almacenes o centros de distribución, acá hay que destacar que un usuario operador de zona franca permanente tiene la alternativa de implementar uno para facilitar para que algún  usuario de zona franca lo utilice por alguna razón específica, por ejemplo, que esté haciendo adecuaciones para implementar su zona de almacenamiento y distribución. 

El usuario de zona franca que está pensando en hacer una fase de adopción o modernización de un centro de distribución, debe saber que entre los beneficios que le traerá su implementación son múltiples: 

1. Almacenamiento eficiente: los almacenes y centros de distribución deben contar con suficiente espacio para guardar las mercancías de manera organizada y segura. Se utilizan diferentes métodos, como estanterías, racks y sistemas automatizados, así se maximiza el espacio disponible. Además, hay que considerar aspectos como temperatura controlada, cuando se manejen productos perecederos, o la seguridad contra robos y daños.
2. Recepción y clasificación: el usuario de zona franca está en la tarea de asegurar que cuando la mercancía llega a los centros de distribución, se realice un proceso de recepción y clasificación. Esto implica verificar la cantidad y calidad de los productos recibidos, así como registrarlos en el sistema de inventario. Luego, se clasifican y organizan según diferentes criterios, como tipo de producto, destino final o fecha de vencimiento.
3. Gestión de inventario: un aspecto fundamental en el funcionamiento de los almacenes y centros de distribución es la gestión eficiente del inventario. Se utilizan sistemas informáticos y tecnología de escaneo para llevar un registro preciso de las existencias y su ubicación dentro del almacén. Esto permite tener un control exacto de los niveles de stock, evitar faltantes o excesos, y agilizar la ubicación y recuperación de los productos.
4. Distribución: el usuario de zona franca o empresa tiene claros sus pedidos, pero para la fase de manejo de carga, cuando tiene que despachar los pedidos (distribución), le implica la carga de los productos en camiones, contenedores o aviones, dependiendo del modo de transporte utilizado. Los centros de distribución deben contar con muelles y equipos de manipulación de materiales, como montacargas, para facilitar la transferencia de la carga hacia los vehículos de transporte.
5. Seguimiento y monitoreo: durante todo el proceso de manejo de la carga, es esencial contar con sistemas de seguimiento y monitoreo para rastrear la ubicación de los productos en tiempo real. Esto permite una visibilidad completa de la cadena de suministro, lo que facilita la toma de decisiones y la resolución de cualquier problema que pueda surgir durante el transporte y la entrega.

Zona Franca Occidente tiene un sistema de redes eléctricas y de telecomunicaciones subterráneas que abarca un doble anillo para  abastecimiento de energía a diferentes niveles de tensión de acuerdo a las necesidades del usuario de zona franca, sumado a circuitos de media tensión de 11.4 KV y para grandes consumidores de energía a 34.5 KV. Asimismo, internet de fibra óptica. 

Conoce más sobre nosotros y disfruta de múltiples beneficios que tenemos para tu organización y procesos logísticos.